Assemblées générales de copropriété à distance

Le digital investit la gestion des copropriétés

La participation aux assemblées générales de copropriété avec une liaison à distance a été introduite dans la loi ELAN et est désormais rendue possible par le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés.

C’est une mesure très innovante apportant  une solution à l’absentéisme élevé  des copropriétaires. Cela  permettra à ceux d’entre eux qui ne résident pas dans la ville, par exemple, ou ayant un emploi du temps chargé, de pouvoir suivre et voter sans être présent physiquement, et sans avoir à donner procuration.

Après la mise en place de l’extranet, et maintenant avec la possibilité de tenir l’assemblée générale à distance, la copropriété entre de plein pied dans l’ère du digital.

Comment procéder pour mettre en place une assemblée générale à distance ?

A l’initiative du syndic, du conseil syndical, ou d’un copropriétaire, l’assemblée générale doit tout d’abord procéder à un vote sur les moyens techniques à mettre en place. Ceux-ci ne seront pas les mêmes suivant que la copropriété est petite ou moyenne ou composée de plusieurs centaines de copropriétaires.

La décision est prise sur la base de devis élaborés présentés par le syndic ou le conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts

Le vote de cette résolution est adopté à la majorité de l’article 24 de la loi de 1965.

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Quelles modalités pour  la présence à l’assemblée générale de copropriété ?

Désormais, les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale en présence physique, en audio ou visioconférence, par délégation de pouvoir ou par un vote par correspondance.

L’assemblée générale de copropriété se tiendra  toujours avec la participation physique de copropriétaires. Cette présence physique s’explique par l’obligation de constituer le bureau de l’assemblée, élire un président, un ou deux scrutateurs et le syndic de la copropriété qui en assure le secrétariat.

Les membres du bureau doivent signer à l’issue de l’assemblée générale la feuille de présence, le procès-verbal des délibérations et le contrat de syndic le cas échéant.

Le président de séanceveille à ce que l’assemblée vote sur toutes les questions à l’ordre du jour et doit contrôler la feuille de présence avec les scrutateurs. Leur rôle est aussi de vérifier  que les copropriétaires présents et représentés ont signé la feuille de présence et que les tantièmes de vote ont bien été calculés. Le président de séance valide la présence des copropriétaires à distance  et signe la feuille de présence pour le compte des copropriétaires ayant voté par correspondance.

Dans le cadre de la conférence à distance, il faudra mentionner dans le procès-verbal tout incident technique ayant empêché un copropriétaire d’avoir recours au vote ou de le faire connaître.

Assemblées générales de copropriété à distance : quels sont les moyens techniques pouvant être utilisés ?

Pour la validité de la participation du copropriétaire  à l’assemblée générale à distance, il faut tout d’abord avoir les moyens de s’assurer de son identité, c’est-à-dire lui communiquer un code d’accès à l’assemblée générale qui lui soit personnel et qui permet de s’assurer de son identité. Il faut aussi que l’on puisse au minimum entendre sa voix.

Des solutions techniques peu onéreuses telles la visio-conférence au format ZOOM ou STARLEAF, et qui permettent de s’assurer de l’identité de chaque participant semblent a priori répondre aux dispositions légales. Les éditeurs de logiciels métiers sont également au travail pour développer des solutions techniques couplées avec le logiciel de tenue d’assemblée générale du syndic pour  fluidifier la rédaction du procès-verbal par le secrétaire de séance.

Assemblées générales de copropriété : comment choisir de participer à distance ?

Le copropriétaire qui souhaite participer à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou autre moyen de communication électronique adopté en assemblée générale de copropriété,  en informe par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l’assemblée générale.

Quid des autres réunions de la copropriété ?

La tenue de conseil syndicaux à distance va certainement aussi se généraliser sous la forme d’audio ou de visio-conférences. Rien dans le cadre d’une réunion du conseil syndical n’impose la présence physique d’une ou plusieurs personnes.

En matière d’assurance, les expertises à distance en visio, suite à des sinistres non majeurs, vont également se généraliser.

André PERRISSEL

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