L’extranet de votre copropriété : 4 questions pour bien le choisir

L’Extranet de votre copropriété : savez-vous que depuis le 1 ^er janvier 2015, votre syndic professionnel doit vous le proposer ? C’est en effet ce que prévoit le nouvel article 18, alinéa 10, de la loi du 10 juillet 1965, amendé par la Loi ALUR, votée en mars 2014. L’Agence Etoile Immobilier vous informe sur la mesure et vous recommande de poser quatre questions clés à votre syndic avant la création de l’Extranet de votre copropriété.

L’extranet de votre copropriété : 4 questions pour bien le choisir

L’Extranet de votre copropriété, pour quoi faire ?

L’Extranet de votre copropriété permet de regrouper sur un seul site tous les documents concernant la gestion de votre copropriété (réglement de copropriété, convocation à l’assemblée générale, procès-verbal de la dernière assemblée…), les syndics professionnels doivent aujourd’hui proposer aux copropriétaires la création d‘un site dédié.

Le service syndic de l’Agence Etoile Immobilier permet ainsi aux occupants des copropriétés gérées par ses soins à Paris, Marseille ou Aix-en-Provence, de bénéficier d’un Extranet de qualité, aux fonctionnalités intuitives, et “responsive”, c’est-à-dire compatibles avec tous les types d’écrans (ordinateurs, smartphone, tablettes…).

Toutefois, les copropriétaires ne sont pas contraints d’accepter la mise en place d’un Extranet. L’article 25 de cette mesure issue de la loi ALUR prévoit en effet l’opposition des copropriétaires, par un vote à la majorité.

Cependant, avant de donner à son syndic le feu vert pour la créaton et la mise en ligne d’un tel Extranet, il convient de se poser 4 questions primordiales à son bon fonctionnement et au respect de la confidentialité de certaines données.

Question°1 : Quel sera le coût de l’Extranet de votre copropriété ?

Si certains syndics incluent la création d’un espace numérique dans leurs honoraires, d’autres peuvent le facturer en sus. Il conviendra donc d’inclure ce préalable à la réunion préparatoire de l’assemblée générale avec le syndic et lors de la tenue de cette dernière. Si le syndic ne propose pas d’Extranet, la copropriété a le choix de rester sans ou d’en créer un.

Question n°2 : Quelles seront les principales fonctionnalités de l’Extranet de votre copropriété ?

Si votre syndic peut mettre en place un Extranet, certaines questions sont indispensables à son bon fonctionnement :

• Quelles seront les fonctions de l’Extranet ?
• L’Extranet prévoie t-il des fonctions en ligne ?
• Comment le syndic garantit-il que les données collectées ne seront pas exploitées à des fins commerciales?
• Comment le syndic assure t-il la portabilité du contenu de l’Extranet, c’est-à-dire le transfert des informations et du site dans son ensemble si la copropriété souhaite changer de syndic ?

N’hésitez pas à recenser toutes les questions que vous poserez à votre syndic lors de l’assemblée générale de copropriété.

Question n°3 : L’Extranet de votre copropriété prévoit-il un accès différencié en fonction des utilisateurs ?

Si votre syndic crée l’Extranet de votre copropriété, il se doit également d’assurer la gestion différenciée des comptes utilisateurs. En d’autres termes, selon la nature des documents disponibles, les utilisateurs pourront – ou pas – y avoir accès.

D’une façon générale, on admet que trois profils d’utilisateurs peuvent se connecter à un Extranet de copropriété, à savoir :

• Le profil “administrateur du site”, c’est-à-dire le syndic
• Le profil “Conseil”, qui regroupe les propriétaires élus au conseil syndical : ceux-ci auront accès au relevé de dépenses, aux factures, aux ordres de service…
• Le profil “Copropriétaire”, concernant tous les autres copropriétaires, non membres du conseil syndical : les copropriétaires ont accès à leur relevé de compte, leurs appels de fonds, la régularisation annuelle des charges, les procès-verbaux des assemblées générales, le règlement de copropriété et ses annexes…

Celà étant, d’autres utilisateurs, disposant d’un “Profil partenaire”, peuvent également se connecter pour des usages ponctuels. C’est le cas, par exemple, des prestataires externes réalisant des travaux d’entretien, de fournisseurs d’accès aux services numériques, comptables, juridiques… Les fournisseurs de la copropriété, par exemple, peuvent avoir accès à leur compte, aux factures payées, aux ordres de service en cours…

Conseil n°4 : L’Extranet de votre copropriété pourra t-il nous fournir d’autres fonctionnalités utiles ?

Au-delà du partage des documents, fonction purement utilitaire de l’Extranet de votre copropriété, disposer d’un tel support de communication permet de bénéficier d’autres fonctionnalités, visant la convivialité et la praticité, et optimisant les relations interpersonnelles entre copropriétaires, copropriétaires et syndic, copropriétaires et prestataires…

Vous pourrez donc également demander à votre syndic de copropriété, chargé de la création et de l’administration de votre Extranet, de concevoir ce dernier de la façon la plus intuitive prossible, vous permettant de repérer rapidement les dernières informations de la copropriété, les messages non lus, les réponses reçues… Vous aurez également la possibilité de disposer d’un accès rapide aux archives (Gestion électronique des documents).

Par ailleurs, et comme le prévoit l’article 42-1 de la loi ALUR, vous pourrez consulter et répondre aux courriers électroniques du syndic et même consulter les notifications ou la mise en demeure des copropriétaires par email, ceci, à la condition toutefois que ces derniers aient donné leur accord exprès.

Enfin, l’Extranet de votre copropriété peut inclure un annuaire de l’ensemble des copropriétaires, des prestataires de services et des entreprises de travaux. Sans oublier, comme le prévoit l’article 8-2 de la loi ALUR, l’accès à une fiche synthétique d’information de la copropriété, recensant les principales données financières et techniques de la copropriété et de son bâti : une obligation depuis le 1 ^er janvier 2017.

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