La lettre recommandée électronique pour la copropriété
Mis à jour le 08/10/2024
La lettre recommandée électronique (LRE) devient la règle pour la convocation de l’assemblée générale de copropriété, la notification du procès-verbal de cette assemblée, et les mises en demeure du syndic de copropriété. La loi n°2024-322 du 9 avril 2024, article 38, autorise en effet le « 100% numérique sans consentement ». Agence Etoile vous en dit plus sur cette réforme majeure.
La LRE : un gage de fiabilité
La Lettre recommandée électronique pour la copropriété est régie par l’article L.100 du code des postes et télécommunications électroniques issu de loi du 7 octobre 2016 pour une République Numérique qui pose le principe de l’équivalence de la lettre recommandée électronique (LRE) et de la lettre recommandée papier.
Les conditions d’une telle équivalence est fixé par un décret du 9 mai 2018 entré en vigueur le 1er janvier 2019. Mais le droit français a ici laissé le soin à des textes européens de définir les conditions requises pour que la LRE ait la même équivalence que la LRAR papier. Les critères de fiabilité et de validité de la LRE doivent ainsi répondre aux exigences du règlement européen 910/2014 du 23 juillet 2014 dit « règlement e-IDAS ».
Les dispositions techniques de la LRE
Les exigences requises par ce texte portent sur l’identité de l’expéditeur et du destinataire, la preuve du dépôt et de la réception mais aussi sur les obligations du prestataire de la LRE vis-à-vis de ces deux parties.
Il est ainsi nécessaire que :
- le prestataire qui fournit la lettre recommandée électronique soit un prestataire de services de confiance qualifié (PSCo) ;
- l’identité de l’expéditeur et du destinataire soient garanties avant la fourniture des données ;
- l’envoi et la réception des données par le prestataire soient sécurisés par une signature électronique et horodatés.
Autrement dit, aujourd’hui, pour que la lettre recommandée électronique dispose de la même garantie d’équivalence que la lettre recommandée papier, elle doit obligatoirement être qualifiée. On parle alors de lettre recommandée électronique qualifiée.
Et seule cette lettre recommandée électronique qualifiée bénéficie comme la LRAR papier d’une présomption quant à l’intégrité des données, à l’envoi de ces données par l’expéditeur identifié et à leur réception par le destinataire identifié ainsi qu’à l’exactitude de la date et de l’heure de l’envoi et de la réception indiquées par le service.
Elle aura donc une fiabilité et une valeur probante certaine alors que tel ne sera pas le cas de la LRE non qualifiée.
Les notifications de la copropriété
La convocation d’assemblée générale de la copropriété est remise suivant les cas :
- contre émargement par le Gardien – si son contrat de travail le précise
- par voie de lettre recommandée avec accusé de réception
- par voie de LRE.
Le procès-verbal de l’assemblée générale de la copropriété est expédié par lettre simple ou par mail aux copropriétaires présents à l’assemblée générale et non opposants. Il est expédié en lettre recommandée AR ou LRE aux absents, et aux copropriétaires s’étant opposés ou abstenus à l’une ou l’autre des résolutions soumises au vote.
Le décret du 21 octobre 2015 précise les conditions dans lesquelles sont dématérialisées les notifications relatives aux convocations et aux procès-verbaux d’assemblées générales, ou les mises en demeure signifiées aux copropriétaires. Et donc depuis le 9 avril 2024, la notification en LRE devient une règle. Le copropriétaire souhaitant recevoir ses notifications d’assemblée générale en LR/AR doit en fait part au syndic par écrit.
Quels délais courent dès première présentation de la lettre recommandée ?
Le délai d’envoi de la convocation est de 21 jours précédant l’assemblée générale (décomptés du lendemain, jour ouvrable, de la première présentation de la lettre recommandée à la veille, jour ouvrable, du jour de l’assemblée générale).
Le délai de contestation de l’assemblée générale par devant le Tribunal Judiciaire du lieu de la copropriété est de deux mois à compter du lendemain de la 1ère présentation de la lettre recommandée contenant le procès-verbal de l’assemblée, pour les absents ou opposants.
Les frais d’affranchissement sont à la charge de la copropriété, la dématérialisation des notifications est donc un bon moyen de réduire les charges de gestion courante” rappelle Germain Perrissel, Directeur Général du groupe Agence Etoile.
Comment recevoir les notifications du syndic par LR/AR ?
Copropriétaire : vous êtes automatiquement destinataire d’une LRE pour la signification des actes de copropriété à votre adresse de courriel. Vous devez par écrit refuser d’être rendu destinataire de ces notifications par voie électronique en l’indiquant au syndic par écrit.
Dans le cas d’une société, c’est le mandataire social qui reçoit ces notifications. Dans le cas d’une indivision, c’est le représentant de l’indivision qui est destinataire.
Vous pouvez ensuite à tout moment revenir sur votre demande et recevoir votre correspondance en LRE, par un email au syndic.
Comment sont calculés les délais des notifications ?
Comme en matière de LR/AR, le délai se décompte dès le lendemain de sa première présentation de l’avis dans la boîte mail du copropriétaire.
Comment fonctionne la lettre recommandée électronique ?
Une lettre recommandée électronique est totalement dématérialisée. Le copropriétaire reçoit un email lui indiquant qu’une lettre recommandée lui est envoyée et l’invitant à se connecter à la plate-forme en ligne pour en prendre connaissance.
La LRE apporte des preuves irréfutables. Un accusé de réception et un accusé de dépôt est émis à chaque envoi. L’accusé de réception est généré uniquement après l’ouverture de la LRE par le destinataire.
La lettre recommandée électronique est-elle un moyen sûr quant à la confidentialité du courrier ?
Chez Agence Etoile, notre logiciel métier a choisi un tiers de confiance certifié. Cela permet :
- De respecter l’anonymat de l’expéditeur jusqu’à l’ouverture de la LRE
- De garantir l’identité du destinataire
- De garantir l’intégrité de la lettre recommandée
- D’établir si la LRE a été remise au destinataire
- De conserver l’accusé-réception pendant 10 ans
Quel est le prix de la lettre recommandée électronique ?
Une LRE a un prix fixe de 2,10 €/ envoi. Les pièces jointes peuvent aller jusqu’à 50 Mo, contrairement au recommandé papier dont la valeur peut dépasser les dizaines d’euros par envoi.
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